Home office: guía para trabajar desde casa y aumentar la productividad

Espacios de trabajo flexibles

Es por esta razón que muchas empresas están ofreciendo como alternativa integrar días de trabajo presencial a la rutina de home office de sus colaboradores, únicamente con aquellos que no sean parte de grupos de riesgo. 

En este contexto, las oficinas satélite se perfilan como la mejor opción para hacer el trabajo más llevadero. Son oficinas ubicadas en distintos puntos de la ciudad, que se adaptan a las necesidades de comodidad, seguridad y cercanía de tu equipo. 

Este tipo de espacios de trabajo son muy beneficiosos, ya que solucionan muchos de los inconvenientes que puede tener el trabajo remoto y favorecen anímicamente a los colaboradores. 

Al hacer uso de ellas puedes evitar los riesgos de desplazamientos largos y en servicios de transporte alternativo. Tú y tu equipo pueden elegir la sede que esté más cerca a sus hogares o que más se ajuste a sus propósitos.

Las oficinas satélite son ideales para complementar el home office. Pero sabemos que este aún ocupará la mayoría de tus días laborables. Por ello, hemos elaborado la guía definitiva para eludir las distracciones y atender tus responsabilidades sin comprometer tu productividad y el rendimiento de tu equipo. Conoce nuestros consejos para trabajar desde casa a continuación.

 

10 reglas básicas para trabajar desde casa

1. Establece reuniones para revisar avances

Pueden ser tanto reuniones grupales como individuales, 1 a 1. Lo importante es que sean regulares, predecibles y que funcionen como un foro para absolver todas las dudas posibles. 

Las metodologías ágiles como Scrum establecen reuniones diarias de 15 minutos, denominadas dailys, donde cada colaborador indica cuáles fueron sus tareas del día anterior, las del día y los impedimentos que pueda encontrar. Todo de forma puntual y efectiva, para informar de su progreso al equipo y comunicar cualquier necesidad de apoyo o asesoría.



 

2. Deja claras las reglas de convivencia virtual

A tus colaboradores les será muy útil saber qué tipo archivos pueden compartir al equipo o a los clientes, cuándo es mejor realizar una videollamada y cuándo un mensaje instantáneo, así como en qué momentos del día estás más disponible para atender sus dudas. 

Para ello, debes comunicar claramente cuáles son las reglas que tu equipo deberá respetar durante el home office, como por ejemplo:

• Estar disponible en todo momento durante el horario de trabajo.
• Comunicar los cambios de horario de reuniones o inconvenientes personales con antelación.
• Proteger la seguridad de la información online.
• Cuándo encender o apagar las cámaras durante las videollamadas. 
• Qué herramientas digitales utilizar al comunicarse con el equipo y/o clientes, etc.

 

3. Establece objetivos y sé flexible

Quienes trabajan de forma remota saben que tienen entre sus responsabilidades no solo aspectos del trabajo, sino también del hogar. Por ello, es necesario que, como líder, sepas ser flexible con tu equipo.

Muchos deben atender otros deberes aún en horario laboral, tales como ir al supermercado, preparar alimentos o asistir a menores o adultos mayores. Es por eso, que en un contexto como este, es necesario que aprendas a dirigir con flexibilidad.

Si el foco no está en las horas laborables o cumplir con un horario de oficina, debe centrarse en el cumplimiento de metas. Con ello demuestras confianza en tu equipo, otorgas autonomía a tus colaboradores y, como resultado, ellos se sentirán más comprometidos con la empresa, lo que contribuirá a mejorar la productividad y motivación laboral.

 

4. Utiliza una app de gestión de proyectos

Si tu equipo aún no está trabajando con una aplicación de gestión de tareas, es muy recomendable que comiences a hacerlo, especialmente si van a trabajar desde casa durante períodos prolongados.

Fuera de la oficina puede ser un poco complicado medir el avance de tu equipo. ¿Cuánto falta para concluir un proyecto? ¿En qué etapa se encuentra? ¿Quién es el responsable actual? Todas estas son preguntas que pueden solucionarse con una aplicación de gestión de proyectos. 

Trello es una de las apps más usadas para coordinar responsabilidades en equipo. Esta herramienta es muy visual y te permite organizar tareas por listados y tener tablas para distintos miembros del equipo. Es la herramienta ideal para la gestión de equipos remotos.



 

5. Automatiza tanto como puedas

La tecnología es un gran asistente administrativo para el trabajo remoto, por lo que debes asegurarte de aprovechar todos sus beneficios. 

Programa alertas para tareas y citas importantes, crea reglas de correo electrónico para filtrar los mensajes sin importancia durante el horario comercial, programa correos electrónicos y publicaciones en redes sociales y utiliza diferentes tonos de llamada para distintas personas, de modo que puedas saber cuándo no es necesario que contestes el teléfono.

 

6. Establece pausas estratégicas

Uno de los principales desafíos de trabajar desde casa es trabajar más horas de lo habitual o sentir que tus días transcurren en un bucle sin fin, cambiando entre el trabajo y el sueño. Tus colaboradores pueden experimentar esta sensación, conocida como burnout o estrés laboral crónico, lo que puede perjudicar su motivación y productividad.



El cerebro necesita pequeños espacios de respiro para realizar un trabajo productivo. Para combatir la fatiga, asegúrate de tomar los descansos adecuados cada ciertas horas y de comunicarle a tu equipo que también pueden aprovechar de este beneficio.

También es importante saber cuánto deben durar los tiempos de descanso. Para aprovechar al máximo una recarga rápida, puedes utilizar alarmas o temporizadores que te avisen cuando es necesario una pausa de 15 minutos, y cuando debes volver al ritmo de trabajo.

 

7. Incluye otras actividades en la rutina

Sabemos que tú y tu equipo tienen distintas responsabilidades que atender a lo largo del día. No obstante, para evitar situaciones como el burnout, es recomendable incluir actividades de esparcimiento en su rutina diaria.

Una rutina de ejercicios en casa, la lectura, pintura, o cualquier actividad que disfrutes hacer te ayudará a sentirte mejor y será un momento de respiro en medio de tu día. Así, podrás regresar luego a tus labores y serás capaz de concentrarte mejor. Tus colaboradores también deben incluir estos momentos de relajación en su rutina diaria o semanal.



 

8. Ofrece celebraciones y reconocimientos

Antes de la crisis sanitaria era común en las empresas establecer días puntuales en los que se celebraba fechas especiales o se reconocía a algún equipo o colaborador destacado. Este tipo de iniciativas no tienen por qué detenerse en el home office.

Las herramientas tecnológicas y las aplicaciones virtuales no deben tener como único fin el trabajo. Es momento también de darles un uso más personal, que te permita acercarte a tus colaboradores de una manera lúdica en un ambiente relajado, incluso a la distancia.

Puedes celebrar el cumpleaños de algún colaborador con una videollamada grupal, o invitar a algún artista o comediante a que realice una performance virtual. Por ejemplo, en Comunal celebramos el Día de la Madre con un show de stand up comedy realizado a través de Zoom.



 

9. Programa capacitaciones

El contexto actual es una buena oportunidad para motivar a tu equipo con nuevos conocimientos, retos y oportunidades. Además de ayudarlos en su crecimiento profesional, tener una formación continua es una buena manera de estar más conectados como equipo.

Existen centros de formación que ofrecen descuentos corporativos e incluso plataformas virtuales que cuentan con catálogos de cursos gratuitos. Otra alternativa es la participación en webinars donde tu equipo podrá nutrirse de las experiencias de otras empresas.

 

10. Fomenta el movimiento

A diferencia del hogar, en las oficinas cuentas con distintos ambientes para trabajar y concentrarse como tu escritorio, salas de reunión, laboratorios de innovación, salas de descanso, comedores, etc.

Es importante que reproduzcas esta dinámica en el hogar, cambiando de ambiente siempre que sea posible. Estos movimientos son saludables, por eso puedes incentivar a tu equipo a realizarlos.



 

Oficinas Satélite cerca a tu casa

En Comunal conocemos la necesidad de los equipos de trabajo de poder disfrutar de los beneficios del hogar y, al mismo tiempo, contar con oficinas para obtener una experiencia de trabajo satisfactoria.

Por ello, te ofrecemos las Oficinas Satélite, espacios de trabajo descentralizados que te permiten complementar el trabajo presencial con el remoto en un espacio cerca a tu casa, permitiendo así balancear tu vida personal y laboral para generar bienestar en el día a día.

Nuestras oficinas satélite están ubicadas en los principales distritos de Lima, de modo que tus colaboradores pueden optar por el local más cercano a sus hogares y evitar riesgos al transportarse. Estos son sus principales beneficios:

• Espacios funcionales. Nuestras oficinas están equipadas con todas las comodidades para que tu equipo pueda trabajar y concentrarse de manera organizada y efectiva. Además, nuestros espacios fomentan la innovación, colaboración y productividad.
• Seguridad. Hemos diseñado un Protocolo con todas las medidas de seguridad y estándares de limpieza para cuidar la salud y seguridad de tu equipo.
• Planes flexibles. Puedes hacer uso de los espacios de trabajo y las salas de reuniones por meses, días e incluso por horas, con la facilidad de escoger la sede más cercana y así evitar riesgos en el desplazamiento.
• Tecnología. Te ofrecemos un aplicativo móvil que te permite reservar salas sin tener intermediarios. Además, puedes personalizarlo para tener una interacción más dinámica con tu espacio de trabajo.

• Servicio centrado en personas. Nos enfocamos en mejorar la experiencia de trabajo de las personas a través de un servicio altamente personalizado.
• Sistema todo incluido. Comunal se encarga de todos los aspectos relacionados a la oficina (soporte TI, recepción, mensajería, etc.) para que nuestros clientes no tengan más preocupación que sus proyectos laborales.

 

Si necesitas un espacio de trabajo que te ofrezca todos estos beneficios, te invitamos a conocer más sobre nuestras Oficinas Satélite aquí.